Перевод контракта и инвойса для таможни: на что смотрит инспектор

Перевод контракта для таможни нужен в тот момент, когда товар уже в пути или стоит на терминале, а каждый день простоя стоит денег. Если контракт, инвойс или спецификация составлены на иностранном языке, таможенный орган вправе потребовать их перевод на русский. Поэтому лучше заказывать перевод заранее, а не после запроса инспектора: так вы не теряете дни на выпуске товара.

Разберём, какие документы по внешнеторговой сделке обычно переводят, что именно сверяет инспектор и из-за каких мелочей перевод возвращают на доработку.

Какие документы переводят для таможни

Точный состав зависит от товара, режима и страны отправления. Какие бумаги нужны именно вам, подскажет таможенный брокер или декларант, а по спорным вопросам ответит таможенный орган. Чаще всего в работу попадают такие документы.

Внешнеторговый контракт. Это основа сделки: стороны, предмет, цена, условия поставки, порядок оплаты. Контракты на двух языках встречаются часто, но если русского текста нет, переводят целиком или те разделы, которые запросил инспектор.

Инвойс (счёт-фактура поставщика). По нему проверяют стоимость товара, валюту, условия поставки и данные сторон. Это один из самых запрашиваемых документов.

Спецификация и упаковочный лист. В них перечислены наименования, количество, вес и число мест. Именно эти данные сверяют с тем, что заявлено в декларации.

Сертификаты и декларации о соответствии, сертификат происхождения, паспорта качества, санитарные и ветеринарные документы. Состав зависит от кода товара.

Транспортные документы: накладная, коносамент, авианакладная. Часто они уже содержат часть данных на русском, но не всегда.

На что смотрит инспектор

Таможенного инспектора интересует не красота текста, а совпадения. Он сопоставляет перевод с декларацией на товары и остальными документами пакета.

Названия сторон. Наименование поставщика и получателя в переводе должно совпадать с написанием в декларации и в других документах. Если в одном месте компания названа по-русски, а в другом транслитерирована иначе, возникает вопрос, одно ли это лицо.

Наименование и описание товара. Формулировка в переводе должна быть понятна и соответствовать описанию в декларации. Слишком общее слово вместо точного технического названия может привести к запросу дополнительных документов.

Числа, единицы измерения и валюта. Количество, вес, цена, итоговая сумма, обозначение валюты переносятся без изменений. Ошибка в одной цифре или в запятой в десятичной дроби превращается в расхождение со стоимостью по декларации.

Реквизиты и номера. Номера контракта, инвойса, партии, сертификатов, а также даты. Дату нужно переводить аккуратно: формат «день.месяц» и «месяц.день» в разных странах читается по-разному, и в сомнительных случаях лучше проверить по исходнику.

Условия поставки. Обозначение условий поставки и название пункта передают так, как они написаны в оригинале, без вольной интерпретации.

Почему перевод возвращают

Причины почти всегда бытовые, а не юридические.

• Переведена только часть документа, а инспектор запросил весь. Например, перевели основной текст, а приложения и примечания пропустили.
• Печати, подписи и рукописные пометки остались без пояснения. В переводе их обозначают в квадратных скобках, чтобы было видно, что это за элемент.
• Название товара или компании в переводе отличается от декларации хотя бы на одну букву.
• Не совпадают числа между инвойсом, спецификацией и контрактом, и переводчик «исправил» их по смыслу. Исправлять нельзя: переводчик переносит то, что написано, а расхождение исходных документов обсуждают с поставщиком.
• Перевод сделан без привязки к оригиналу: нет указания на то, с какого документа он выполнен.

Что делать, чтобы не терять дни

• Сначала согласуйте список документов с брокером или декларантом, а не переводите всё подряд.
• Отправляйте переводчику читаемые сканы целиком, вместе с приложениями. Размытые фото и обрезанные края приводят к вопросам и задержке.
• Заранее передайте переводчику, как нужно писать названия вашей компании и товара: так, как они уже указаны в декларации и в уставных документах.
• Если в пакете несколько документов, переводите их одним исполнителем: названия и термины тогда будут единообразными.
• Уточните у таможенного органа или брокера, нужно ли заверение перевода. Требования зависят от процедуры и типа документа, поэтому ориентируйтесь на запрос конкретного органа.
• Про сроки договаривайтесь заранее и закладывайте запас на правки.

Частые вопросы

Нужно ли переводить контракт целиком? Если инспектор не уточнил иное, безопаснее перевести целиком вместе с приложениями. Частичный перевод уместен, когда запрос касается конкретных разделов, и тогда его лучше согласовать письменно.

Что делать, если контракт двуязычный? Если русский текст есть и он имеет ту же силу, что и иностранный, отдельный перевод может не понадобиться. Проверьте это в самом контракте: обычно в конце сказано, какая версия приоритетна, и уточните у брокера.

Как быть, если документ на редком языке? Для редких языков нужен переводчик с профильным опытом, а иногда и привлечение второго специалиста. Сообщите язык заранее, чтобы мы назвали срок.

Можно ли передать перевод в электронном виде? Это зависит от того, как вы подаёте документы, и от требований конкретного органа. Уточните у брокера, нужен ли бумажный экземпляр с подписью и печатью.

Кто отвечает за расхождения между документами? Переводчик переносит текст как есть. Если инвойс и контракт противоречат друг другу, сначала это решают с поставщиком, а перевод делают по исправленному документу.

Нужно ли нотариальное заверение

Универсального ответа нет. Для одних документов достаточно перевода с подписью переводчика и печатью бюро, для других требуют нотариальное заверение. Подробнее о том, чем эти варианты отличаются, мы писали в статье о том, когда принимают нотариальный перевод, а когда печать бюро. Если вы не уверены, спросите у брокера или в таможенном органе и принесите нам их формулировку: мы подготовим документы в нужном виде.

Как заказать перевод в Stylus

Мы переводим контракты, инвойсы, спецификации, сертификаты и другую документацию для участников внешнеэкономической деятельности. Подробности и условия собраны на странице перевода для ВЭД. Если документ нужно заверить, нотариус работает в соседнем кабинете на Варварской, 27/8, поэтому нотариальный перевод обычно готов в тот же день, когда мы закончили работу над текстом.

Документы для таможни к нам чаще всего приходят на английском и китайском, но мы работаем и с другими языками. Пришлите фото или сканы документов в WhatsApp или на почту, и мы назовём цену и срок ещё до визита в офис. Если у вас уже есть запрос от таможенного органа, приложите его: так мы сразу поймём, что именно нужно перевести.