Перевод трудовой книжки для пенсии и работы: что переводить целиком

Перевод трудовой книжки обычно нужен в двух ситуациях: человек оформляет пенсию в России и подтверждает стаж, заработанный в другой стране, или российская книжка понадобилась для работы, визы или пенсии за границей. В обоих случаях главная ошибка одна и та же: переводят только «главные» страницы, а печати, исправления и отметки о переводах на другую должность пропускают. Такой документ часто возвращают, и время уходит на повторное оформление.

Ниже разбираем, что переводить, как заверять и как подготовиться, чтобы перевод приняли с первого раза.

Когда трудовую книжку нужно переводить

Иностранная книжка для пенсии в России. Если часть стажа заработана в другой стране, например в Узбекистане, Таджикистане, Казахстане или Кыргызстане, при назначении пенсии Социальный фонд России может учитывать этот период. Учитывается он или нет, зависит от международного договора между странами и от периода работы. Документ на иностранном языке для этого переводят на русский, а перевод заверяют у нотариуса. Точный перечень документов и порядок подтверждения стажа уточняйте в клиентской службе Социального фонда до подачи.

Иностранная книжка для работы в России. Работодатель или кадровое агентство иногда просят перевод, чтобы проверить опыт кандидата. Здесь требования мягче: иногда хватает перевода с печатью бюро. Уточните у получателя заранее, иначе можно переплатить за нотариуса или, наоборот, получить отказ.

Российская книжка за границей. Для рабочей визы, подтверждения квалификации или зарубежной пенсии российскую книжку переводят на язык страны или на английский. Обычно делают нотариальную копию, перевод и, если страна этого требует, апостиль или консульскую легализацию. Какое именно заверение нужно, читайте в статье апостиль или консульская легализация.

Почему переводить нужно целиком

Трудовая книжка оценивается как цельный документ. Проверяющий смотрит, совпадают ли даты, нет ли разрывов, кто и на каком основании вносил записи. Поэтому переводят:

• титульный лист: имя, дату рождения, образование, профессию, дату заполнения и подпись;
• все страницы со сведениями о работе, включая записи о приёме, переводе на другую должность и увольнении;
• номера и даты приказов, на основании которых внесены записи;
• печати и штампы организаций, в том числе частично читаемые;
• исправления и записи «запись за № ... недействительна»;
• сведения о награждении, если они есть и относятся к трудовой деятельности;
• вкладыш, если он вшит или выдан отдельно.

Пустые страницы обычно не переводят, но в переводе отмечают, что они пустые, чтобы было видно: ничего не пропущено. Если запись нечитаема, переводчик пишет об этом прямо, а не додумывает текст. Догадка в переводе для пенсии хуже честной пометки «неразборчиво».

Имя, названия организаций и печати

Самая частая причина возврата в Социальном фонде и у работодателя: имя в переводе книжки не совпадает с паспортом. В старых книжках имя могли записать по-русски с одной орфографией, а в паспорте оно оформлено иначе. Перед заказом пришлите переводчику копию паспорта и, если есть, ранее сделанные переводы. Подробно о том, почему одна буква важна, мы писали в материале как пишется имя в переводе.

С названиями организаций правило другое. Если организация называлась по-русски, её название сохраняют как есть. Если оно на узбекском, таджикском или другом языке, переводчик передаёт название и, при необходимости, транслитерирует его, чтобы проверяющий мог сопоставить его с другими документами. Сокращения, например формы собственности, раскрывают или оставляют в принятом виде, но одинаково по всему документу.

Печати переводят текстом в квадратных скобках: что написано на печати и где она стоит. Подпись обозначают пометкой «подпись». Это стандартная практика, а не упрощение.

Электронная трудовая книжка и старые записи

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка. Сведения о работе после этого года можно получить выпиской из Социального фонда или через портал госуслуг. При этом бумажная книжка с записями за прошлые годы остаётся важным документом: в электронную систему старые периоды не переносятся автоматически.

Если документ нужен за границей, уточните у получателя, что именно ему подойдёт: бумажная книжка, выписка о трудовой деятельности или оба документа. Часто просят оба, потому что выписка показывает свежие периоды, а книжка закрывает старые. Перевести можно и то, и другое, а заверение выбирают по требованиям страны.

Как заверить перевод

Для Социального фонда и других государственных органов в России обычно нужен нотариальный перевод: переводчик подписывает перевод, а нотариус свидетельствует подлинность его подписи. Перевод сшивают с копией книжки, поэтому для него нужна хорошая читаемая копия всех страниц.

Важная деталь для зарубежной подачи: саму трудовую книжку выдаёт работодатель, а не государственный орган. Поэтому апостиль, как правило, ставят не на книжку, а на её нотариально заверенную копию. Порядок для конкретной страны уточняйте в ведомстве или консульстве, которое будет принимать документ.

Для работодателя в России иногда достаточно перевода с печатью бюро, это быстрее и дешевле. Если вы не уверены, спросите получателя письменно, какой вид заверения ему нужен. Ответ сохраните: он пригодится, если документ попробуют вернуть.

Что делать, чтобы перевод приняли с первого раза

1. Уточните у получателя цель и требования: стаж для пенсии, проверка опыта, виза или подтверждение квалификации. От цели зависит вид заверения.
2. Сделайте полные сканы всех заполненных страниц, вкладыша и обложки. Снимайте при хорошем свете, без обрезанных краёв и бликов на печатях.
3. Приложите копию паспорта и, если есть, прежние переводы. Это нужно для одинакового написания имени.
4. Отметьте спорные места заранее: исправления, нечитаемые печати, записи на двух языках. Переводчик учтёт их до сдачи, а не после возврата.
5. Если документ на узбекском, таджикском или казахском языке, проверьте, что бюро работает именно с этим языком: например, перевод с узбекского или перевод с таджикского.
6. Перед подачей сверьте готовый перевод с оригиналом: все ли страницы на месте, совпадают ли даты и имя.

Сделаем перевод трудовой книжки под вашу задачу

Нужен перевод трудовой книжки для пенсии, работы или подачи за границей? Пришлите в Stylus читаемые копии страниц и паспорта через кнопку «Прислать на расчёт». Напишите, куда подаёте документ и к какому сроку он нужен. Мы посмотрим объём, подскажем, какое заверение подходит под вашу цель, и назовём стоимость до начала работы.