Нотариальный перевод или печать бюро: когда какое заверение принимают

Нотариальный перевод или печать бюро: с этого вопроса начинается почти каждое обращение к нам. Человек получил список документов, в нём написано «перевод, заверенный надлежащим образом», и непонятно, что это значит. Заверить у нотариуса дороже и дольше, печать бюро дешевле и быстрее. Ошибиться в любую сторону неприятно: либо переплатили, либо документы вернули и пришлось идти второй раз.

В этой статье разберём, чем два вида заверения отличаются по сути, кто какое принимает и как узнать заранее, что нужно именно вам.

Что заверяет нотариус, а что заверяет бюро

Начнём с главного заблуждения. Нотариус не проверяет качество перевода и не подтверждает, что перевод верный. Нотариус заверяет подлинность подписи переводчика: удостоверяет, что перевод выполнил конкретный человек с дипломом, который расписался в его присутствии и внесён в реестр. Ответственность за содержание перевода несёт переводчик.

Печать бюро переводов работает иначе. Бюро ставит свою печать и подпись руководителя, подтверждая, что перевод выполнен его сотрудником и соответствует оригиналу. Это документ организации, а не нотариальный акт. Юридически он слабее, но для многих задач его достаточно.

Есть и третий вариант, о котором часто забывают: заверение самим переводчиком без нотариуса и без бюро. Такой перевод почти никто не принимает, поэтому в статье мы его не рассматриваем.

Итог: нотариальное заверение подтверждает личность и квалификацию переводчика через государственный реестр, печать бюро подтверждает ответственность организации. Какое из них требуется, решает не переводчик, а тот, кто будет принимать документ.

Кому нужен только нотариальный перевод

Государственные органы почти всегда требуют нотариальное заверение. Причина простая: им нужен документ, за который отвечает лицо, внесённое в реестр, а не коммерческая организация.

МВД и миграционные вопросы. Патент, РВП, вид на жительство, гражданство, регистрация по месту пребывания: перевод паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке и других документов принимают только с нотариальным заверением. Подробнее о том, что именно переводить, мы писали в материале о переводе для МВД.

ЗАГС. Регистрация брака с иностранцем, установление отцовства, смена имени: все иностранные документы подаются с нотариальным переводом.

Суды и нотариусы. Если документ на иностранном языке нужно приложить к делу или использовать в сделке, нотариальный перевод обязателен. Нотариус, оформляющий сделку, не примет перевод с печатью бюро.

Пенсионный фонд и социальные службы. Трудовые книжки, справки о стаже, свидетельства о рождении детей для пособий: нотариальное заверение.

Банки при открытии счёта и кредитах для иностранных граждан обычно тоже просят нотариальный перевод паспорта, хотя внутренние правила у банков различаются.

Консульства и посольства других стран. Для визы, воссоединения семьи, гражданства другой страны требования задаёт принимающая сторона, и чаще всего это нотариальный перевод, а иногда ещё апостиль или консульская легализация.

Если ваш документ идёт в любое из этих мест, вопрос «нотариальный перевод или печать бюро» закрыт: только нотариальный.

Где достаточно печати бюро

Печать бюро принимают там, где документ нужен для внутреннего использования организации или где закон не требует нотариальной формы.

Вузы и колледжи при подаче документов. Часть учебных заведений принимает перевод аттестата или диплома с печатью бюро на этапе подачи, а нотариальный просит уже при зачислении. У каждого вуза свои правила, и уточнять надо в приёмной комиссии конкретного учебного заведения, а не в общем справочнике.

Работодатели. Перевод диплома, сертификатов, рекомендательных писем и резюме для трудоустройства в частную компанию обычно достаточно заверить печатью бюро. Исключение: если работодатель подаёт ваши документы в госорган, например при оформлении разрешения на работу, потребуется нотариальный вариант.

Медицинские документы. Выписки, анализы, заключения для лечения в другой клинике или для страховой чаще принимают с печатью бюро. Для суда или для получения инвалидности потребуется нотариальный.

Таможня и бизнес-переписка. Контракты, инвойсы, спецификации, сертификаты на товар при декларировании принимают с печатью бюро, если инспектор не запросил иное. Здесь важнее точность терминов, чем форма заверения: ошибка в наименовании товара обходится дороже, чем экономия на нотариусе.

Внутренние документы компаний. Уставы для ознакомления партнёров, презентации, инструкции, техническая документация для собственных инженеров: печать бюро.

Личные нужды. Перевод письма, статьи, инструкции к технике для себя вообще не требует заверения.

Общее правило: чем ближе документ к государству и к юридически значимым действиям, тем вероятнее нотариальное заверение. Чем ближе к внутренним процессам организации, тем вероятнее хватит печати бюро.

Почему документы возвращают даже с правильным заверением

Форма заверения выбрана верно, а документ всё равно не приняли. Так бывает по нескольким типовым причинам.

Переведено не всё. Нотариальный перевод делается со всего документа целиком, включая печати, штампы, отметки о выдаче и рукописные записи. Если в паспорте переведена только страница с фотографией, а страница с регистрацией нет, инспектор вернёт документ. То же с апостилем: штамп апостиля тоже переводится.

Перевод подшит не к тому. Перевод подшивают либо к оригиналу, либо к нотариально заверенной копии. Подшивка к простой ксерокопии для большинства ведомств не подходит. Перед заказом стоит спросить у принимающей стороны, к чему подшивать: оригинал паспорта, например, подшивать нельзя, поэтому делают нотариальную копию.

Имя написано иначе, чем в других документах. Если в переводе паспорта фамилия написана одним способом, а в переводе свидетельства о рождении другим, документы могут не принять как относящиеся к разным людям. Об этом нужно предупредить переводчика заранее и показать ранее сделанные переводы.

Заверение устарело. Сам по себе нотариальный перевод срока годности не имеет, но если в оригинал внесли изменения, например поставили новую отметку в паспорт, перевод нужно делать заново.

Перевод с одного языка вместо двух. Документы Узбекистана, Таджикистана и ряда других стран содержат записи на двух языках. Если принимающая сторона требует перевод обоих, а переведён только один, документ вернут. Об этом подробнее на страницах перевода с узбекского и перевода с таджикского.

Что делать, чтобы заверить правильно с первого раза

1. Узнайте у принимающей стороны точную формулировку требования: «нотариальный перевод», «перевод, заверенный бюро» или «перевод с апостилем». Если формулировка размытая, спросите прямо, примут ли перевод с печатью бюро.
2. Уточните, к чему подшивать перевод: к оригиналу, к нотариальной копии или к простой копии.
3. Соберите все ранее сделанные переводы ваших документов, чтобы имена и названия совпадали.
4. Сфотографируйте документ полностью: все страницы, печати, штампы и отметки, даже пустые страницы паспорта с отметками о пересечении границы.
5. Передайте переводчику ответ принимающей стороны дословно. Так бюро сразу выберет правильную форму заверения и подшивку.
6. Если сомневаетесь, выбирайте нотариальный вариант: его примут везде, где приняли бы печать бюро, а обратное неверно.

Что сделать сейчас

Сфотографируйте документ целиком и напишите, куда и для чего он нужен: в МВД, в вуз, работодателю, в консульство. Отправьте в WhatsApp на номер 8 920 062-96-56. В рабочее время отвечаем за 15 минут: скажем, какое заверение примут в вашем случае, и не будем предлагать нотариуса там, где хватит печати бюро.

Если нужен нотариальный перевод, нотариус находится за соседней дверью с нашим офисом, и заверение делается в тот же день. Если документ идёт за границу, поможем с апостилем и легализацией. Мы в Нижнем Новгороде с 2003 года.