الأبوستيل أو التصديق القنصلي: كيف تعرف ما تحتاجه دولتك

الأبوستيل أو التصديق القنصلي: هذا السؤال يواجه كل من يرسل مستندًا روسيًا إلى الخارج لأول مرة. شهادة جامعية للعمل، شهادة ميلاد لتصريح الإقامة، شهادة عدم محكومية للتأشيرة. المستند الذي يُقبل في كل مكان داخل البلاد لا يعني شيئًا في الخارج من دون تنظيم صحيح.

الفرق بين المسارين كبير: الأبوستيل ختم واحد وبضعة أيام، أما التصديق القنصلي فسلسلة من ثلاث جهات وأسابيع من الانتظار. فيما يلي نوضح كيف تعرف أي مسار يخصك، من دون تخمين ومن دون أن تدفع مقابل خطوات لا تحتاجها.

ثلاث حالات يقع فيها أي مستند

كل دولة وجهة تقع في واحدة من ثلاث مجموعات، وعلى ذلك يتوقف كل شيء.

الأولى: الدولة طرف في اتفاقية لاهاي لعام 1961. ألغت هذه الاتفاقية شرط التصديق على المستندات الرسمية بين الدول الأعضاء واستبدلته بختم واحد يُسمى الأبوستيل. تحصل على الأبوستيل في روسيا، تترجم المستند، فيصبح نافذًا. هكذا تعمل معظم دول أوروبا والولايات المتحدة وتركيا والهند والصين وعشرات الدول الأخرى.

الثانية: الدولة ليست طرفًا في الاتفاقية. عندها يلزم التصديق القنصلي: يُصدَّق المستند بالتتابع في وزارة العدل، ثم في وزارة الخارجية الروسية، ثم في قنصلية الدولة التي تسافر إليها. هذا أطول وأغلى. بهذا المسار تمر مستندات مصر والإمارات وقطر والكويت وفيتنام وكندا وعدد من الدول الأخرى.

الثالثة: توجد مع الدولة اتفاقية ثنائية للمساعدة القانونية. في هذه الحالة يُقبل المستند من دون أي تصديق، وتكفي الترجمة الموثقة لدى كاتب العدل. هكذا هي العلاقات مع معظم دول رابطة الدول المستقلة: كازاخستان وأوزبكستان وطاجيكستان وقيرغيزستان وأذربيجان وأرمينيا وبيلاروسيا ومولدوفا.

الحالة الثالثة تحديدًا هي التي توفّر على الناس المال في أغلب الأحيان. يأتي الشخص واثقًا أنه يحتاج أبوستيل على شهادة الميلاد لأوزبكستان، وفي الواقع تكفي الترجمة الموثقة.

كيف تتحقق مما تطلبه دولتك تحديدًا

لا تعتمد على المنتديات ونصائح المعارف: قوائم الدول تتغير، والدول تنضم إلى الاتفاقية. التحقق يكون من نقطتين.

النقطة الأولى هي الجهة المستقبِلة. الجامعة أو صاحب العمل أو دائرة الهجرة أو المحكمة التي تقدّم إليها المستند تكتب الشرط عادةً بوضوح: «apostille required» أو «legalized document» أو «notarized translation». وإذا كان الشرط مكتوبًا فلا مجال للتخمين بعد ذلك.

النقطة الثانية هي قنصلية الدولة في روسيا. هناك سيخبرونك هل الدولة عضو في الاتفاقية، وهل يلزمهم التصديق القنصلي، وإلى أي لغة تترجم. أما المدد الحالية ومقادير الرسوم فاسألوا عنها الجهة نفسها: فهي تتغير، وأي أرقام من الإنترنت تصبح قديمة أسرع مما تُنشر.

ملاحظة مهمة: قد يختلف الشرط باختلاف المستندات للدولة نفسها. فالشهادة الجامعية تُطلب مع أبوستيل، بينما تُقبل إفادة العمل بترجمة عادية.

ما هو الأبوستيل وأين تحصل عليه

الأبوستيل ختم قياسي بنموذج محدد. يحتوي دائمًا على البنود نفسها: الدولة، من وقّع المستند، وبأي صفة، وأي جهة وضعت الختم، والمدينة والتاريخ، والرقم. ويوضع على أصل المستند أو على نسخة مصدّقة منه لدى كاتب العدل.

الفكرة الأساسية التي توفّر الوقت: الأبوستيل لا تضعه نافذة واحدة، بل جهات مختلفة بحسب نوع المستند.

• مستندات التعليم والشهادات الجامعية والمدرسية: جهة إدارة التعليم في المنطقة التي صدر فيها المستند.
• مستندات الأحوال المدنية، شهادات الميلاد والزواج والطلاق والوفاة: جهات الأحوال المدنية في المنطقة.
• المستندات الموثقة، الوكالات والموافقات ووثائق التأسيس: الفرع الإقليمي لوزارة العدل.
• شهادات عدم المحكومية: المركز المعلوماتي لوزارة الداخلية.
• أحكام المحاكم: إدارة الدائرة القضائية في المنطقة.

ومن هنا نتيجة عملية: إذا صدرت شهادتك في مدينة أخرى، فالأبوستيل يوضع في مكان الإصدار لا في مكان إقامتك. وهذا يفاجئ كثيرين ويضيف وقت الإرسال البريدي إلى المدة.

نتيجة ثانية: الأبوستيل يوضع على المستندات الروسية فقط. أما المستند الأجنبي فتضع عليه الأبوستيل الدولة التي أصدرته.

ما هو التصديق القنصلي ولماذا يستغرق وقتًا أطول

التصديق القنصلي ليس ختمًا واحدًا بل سلسلة تأكيدات. كل جهة تالية تؤكد صحة توقيع وختم الجهة السابقة.

الترتيب عادةً كالتالي: أولًا يصدّق كاتب العدل النسخة أو توقيع المترجم، ثم تؤكد وزارة العدل صحة توقيع كاتب العدل، ثم تؤكد وزارة الخارجية الروسية توقيع وزارة العدل، وفي النهاية تضع قنصلية دولة الوجهة علامتها.

كل خطوة تقديم منفصل ورسم منفصل ومدة منفصلة. ولهذا السبب يبدأ التصديق مبكرًا لا قبل السفر بأسبوع. ولهذا السبب أيضًا من المهم أن تكون الترجمة صحيحة من المرة الأولى: فالخطأ الذي يُكتشف في مرحلة القنصلية يعيدك إلى بداية السلسلة.

وتُذكر الدول العربية على حدة. فهناك يُضاف إلى السلسلة غالبًا شرط ترجمة إلى العربية منفّذة بطريقة محددة، وتصديقها في القنصلية مع الترجمة. وإذا كنت تحتاج ترجمة إلى العربية، فتحقق من الشروط قبل أن تدفع الرسوم.

متى تترجم: قبل الأبوستيل أم بعده

هذا هو الخطأ العملي الأكثر شيوعًا، وهو يكلّف الناس دفعًا ثانيًا.

القاعدة العامة: الأبوستيل على الأصل أولًا، ثم الترجمة. والسبب بسيط. الأبوستيل جزء من المستند، ولا بد من ترجمته هو أيضًا. فإذا ترجمت المستند مسبقًا ثم وضعت الأبوستيل، فلن يظهر الختم نفسه في الترجمة، وقد ترفض الجهة المستقبِلة المستند.

ولهذه القاعدة استثناء يُسمى الأبوستيل المزدوج. بعض الدول تشترط وجود الأبوستيل على الأصل وعلى الترجمة الموثقة معًا. عندها يكون الترتيب: أبوستيل على الأصل، ترجمة موثقة، ثم أبوستيل على الترجمة. وهل تحتاج أنت إلى أبوستيل مزدوج، تخبرك به الجهة المستقبِلة أو القنصلية.

وهناك الوضع المعاكس: بعض الدول تطلب أن ينفّذ الترجمة مترجم محلّف في دولة الوجهة. عندها تأخذ من روسيا الأصل المصدّق بالأبوستيل فقط، ولا داعي لدفع ثمن الترجمة هنا. لذلك يبدأ كل شيء بسؤال الجهة المستقبِلة، لا بالذهاب إلى المترجم.

ما العمل: خطة قصيرة

• اسأل الجهة المستقبِلة كتابيًا: هل يلزم أبوستيل أم تصديق قنصلي أم تكفي ترجمة موثقة.
• حدّد إلى أي لغة تترجم وأين: في روسيا أم في دولة الوجهة.
• اسأل بشكل منفصل هل يلزم أبوستيل على الترجمة، أي أبوستيل مزدوج.
• تحقق من مكان إصدار مستندك: الأبوستيل يوضع في منطقة الإصدار.
• اجمع المستندات في حزمة واحدة للعائلة كلها إذا كنتم مسافرين معًا: فهذا أرخص وأسرع من تقديمها واحدًا تلو الآخر.
• تحقق من كتابة اسمك ولقبك بالحروف اللاتينية وفق جواز السفر وأبلغ بها المترجم: فاختلاف حرف واحد هو السبب الأكثر شيوعًا للرفض.
• بعد ذلك فقط ابدأ الإجراءات، واترك هامشًا زمنيًا.

أسئلة تُطرح علينا كثيرًا

هل يمكن وضع الأبوستيل على صورة ضوئية؟ على نسخة عادية لا. وعلى نسخة مصدّقة لدى كاتب العدل يمكن في حالات كثيرة، لكن الجهة المستقبِلة قد تشترط الأبوستيل على الأصل نفسه. تحقق مسبقًا.

كم مدة صلاحية الأبوستيل؟ الختم نفسه بلا مدة. المدة قد تكون للمستند نفسه: شهادة عدم المحكومية مثلًا، وتُحسب من تاريخ إصدارها.

المستند بلغتين، هل يجب ترجمته كله؟ نعم، يُترجم المستند كاملًا، بما في ذلك الأختام والطوابع والملاحظات على الهوامش. والختم غير المترجم سبب للرفض.

ما العمل الآن

صوّر المستند كاملًا: كل الصفحات والأختام والعلامات. اكتب لأي دولة هو ولأي غرض، وأرفق رد الجهة المستقبِلة إن كان لديك.

أرسل كل ذلك على واتساب إلى الرقم 8 920 062-96-56. في أوقات العمل نرد خلال 15 دقيقة: سنقول لك ما تحتاجه دولتك بالضبط، وبأي ترتيب تتصرف، وكم سيستغرق ذلك. فإذا كانت الترجمة الموثقة كافية قلنا لك ذلك ولن تدفع مقابل خطوات زائدة. وإذا لزم أبوستيل أو تصديق رافقناك في الطريق كله. نحن في نيجني نوفجورود منذ عام 2003، وكاتب العدل في الغرفة المجاورة.